Koksijde Zwem en Triatlon Team VZW hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens (en dat uw privacy wordt gerespecteerd).
In deze Privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Koksijde Zwem en Triatlon Team VZW houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.
Dit brengt met zich mee dat:
• We uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacy verklaring;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• We vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;
• We passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• We geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• We op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Koksijde Zwem en Triatlon Team VZW zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacy verklaring, vragen heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, kan dit via onderstaande contactgegevens:
Koksijde Zwem en Triatlon Team VZW
Tennislaan 64 bus 201
8670 Koksijde
Welke persoonsgegevens verwerken wij en waarom?
Uw persoonsgegevens worden door Koksijde Zwem en Triatlon Team VZW verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden (telkens met vermelding van de rechtsgronden), waaronder:
• het nakomen van onze wettelijke verplichtingen, gekoppeld aan het ledenstatuut, alsook het inzetten van vrijwilligers (verzekeringsplicht, opmaak nominatieve lijst forfaitaire kostenvergoedingen, respecteren van de wettelijke grenzen voor toekenning kostenvergoeding, …)
• het plannen van trainingen, diverse clubactiviteiten, alsook vrijwilligersactiviteiten en het contacteren van en communiceren met leden en vrijwilligers in dat kader (gerechtvaardigd belang)
• het ontvangen van vergoedingen (lidgeld, aankoop clubkledij, …) van clubleden, alsook het betalen van kostenvergoedingen aan vrijwilligers (gerechtvaardigd belang)
• om te kunnen deelnemen aan de activiteiten van Koksijde Zwem en Triatlon Team VZW (uitvoering overeenkomst)
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen (toestemming betrokkene)
• Het omkaderen en begeleiden van clubleden alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe (toestemming betrokkene)
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting / gerechtvaardigd belang)
• Statistische doeleinden (gerechtvaardigd belang) – hiervoor worden de persoonsgegevens evenwel gepseudonimiseerd / geanonimiseerd
• Communicatie van en naar clubsponsors (toestemming betrokkene)
Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen,
verwerken en bewaren:
• Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, rijksregisternummer i.f.v. communicatie, vervullen wettelijke verplichtingen en begeleiding
• M.b.t lidgelden en kostenvergoedingen: bedrag, bankrekeningnummer voor uitbetaling, bewijsstukken (bij werkelijke kostenvergoeding), aard en bedrag kostenvergoedingen die elders verkregen worden (verklaring op eer)
• Over het verrichte vrijwilligerswerk: omschrijving, start- en einddatum, aantal dagen i.f.v. planning, registratie en opmaak nominatieve lijst kostenvergoedingen
• Handtekening (als onderdeel verklaring op eer, kostennota enz.)
• Kopie verblijfstitel of –document / bewijs van recht op materiële opvang, zodat organisatie mogelijkheid van vrijwilligerswerk kan bewijzen bij controle.
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens van u hebben verkregen.
Voor de hierna vermelde gegevens geldt dat Koksijde Zwem en Triatlon Team VZW ze pas verwerkt wanneer u daartoe uw uitdrukkelijke toestemming geeft nadat u, los van andere aangelegenheden, over
de specifieke doelstellingen van die verwerking geïnformeerd bent:
• Communicatie van en naar clubsponsors
• Het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen
• Het omkaderen en begeleiden van clubleden alsook het relatiebeheer naar vrijwilligers toe
Bewaartermijn
Koksijde Zwem en Triatlon Team VZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor
het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
Concreet worden de persoonsgegevens bewaard tijdens de volledige duurtijd van het
clublidmaatschap en/of vrijwilligerswerk, of langer wanneer hetzij een wettelijke of decretale
bepaling dit oplegt (wettelijke bewaartermijnen van documenten bijvoorbeeld), hetzij de
wettelijke verjaringstermijn van een eventuele rechtsvordering ten aanzien van of door
Koksijde Zwem en Triatlon Team VZW dit rechtvaardigt.
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen en de vertrouwelijkheid ervan te waarborgen. Waaronder maatregelen die de gegevens beschermen tegen inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking. Zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;
• Alle personen die namens Koksijde Zwem en Triatlon Team VZW van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• We pseudonimiseren / anonimiseren waar mogelijk / nodig en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U hebt recht op inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U hebt recht op correctie en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.
U mag eisen dat uw persoonsgegevens gewist worden wanneer ze niet langer noodzakelijk zijn ten aanzien van de doeleinden waarvoor ze werden verzameld of verwerkt, wanneer er geen gerechtvaardigd doel meer bestaat voor de verwerking, wanneer u terugkomt op uw toestemming betreffende de verwerking van bepaalde gegevens en de organisatie zich niet kan baseren op een ander gerechtvaardigd doel voor de verwerking.
U hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te laten beperken wanneer u de juistheid van die gegevens betwist of wanneer u zich verzet tegen de verwerking van de gegevens (zie verder) zodat de gegevens alleen nog verwerkt kunnen worden met uw toestemming, voor de vaststelling van de uitoefening of de verdediging van rechten voor de rechtbank of voor de bescherming van de rechten van een andere persoon.
U hebt het recht om zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen die verband houden met uw bijzonder situatie, tenzij voor de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de inachtneming van de contractuele of wettelijke verplichtingen van de organisatie.
Voor de verwerking van persoonsgegevens die wij op basis van uw toestemming hebben verkregen, kunt u uw toestemming om het even wanneer intrekken. De verwerking van deze gegevens vóór de intrekking van de toestemming blijft geldig.
Bovenaan dit privacy statement staat hoe u contact met ons kan opnemen om uw rechten uit te oefenen.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Privacy Commissie) , dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming, of om een procedure in rechte aan te spannen.
Wijziging privacy statement
Koksijde Zwem en Triatlon Team VZW kan zijn privacy statement wijzigen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.